受発注管理に必要な見積書・注文書・注文請書・納品書・請求書。正しく運用するための基本的なルール・知識を解説

見積書・納品書・請求書は最低限発行が必要です。発注番号をそろえるなどフォーマットが決まっていたり、発行タイミングを忘れないようにしなければならないなど、気を付けなければならないことがいくつかありますが、会計ソフトや請求・見積書作成ソフトなどのツールを使えば書類の作成から一貫して、やり取りがスムーズに行えます。

フリーランスとして働く際には契約書だけでなく、見積書・請求書・発注書も非常に重要な役割を果たします。書類をきちんと受け渡しておかないと、予定外の追加依頼、報酬の未払いなどのトラブルにつながります。取引先と気持ちよく取り引きし、信頼関係を構築するためにも書類の対応はきちんと行いましょう。

トラブル回避のためにどのような取引でも契約書類を蔑ろにしない　

フリーランスでよくあるトラブルで多いのが報酬に関するトラブルです。あまりにトラブルが多いので、2024年11月に施行されるフリーランス新法より、「取引条件の明示義務」が発注企業側に課されるようになりました。具体的には、フリーランスに業務を委託する際には書面やメールで取引条件（業務内容・報酬額・支払についてなど）を記載することが義務付けられています。しかし新しい法律のため企業によっては口頭で発注を続ける企業もいるかもしれません。自分の身を守るためにもフリーランス側から契約書類を確認する姿勢を持つことが大切です。

取引先との契約から入金確認までに必要な書類のやり取りの流れ　

フリーランスとして取引先との契約から入金確認までには欠かせない書類のやり取りがいくつか発生します。流れを見てみましょう。

①　「見積書」を取引先に提出をして予算や期間の了承を得る

取引における業務内容や報酬額をまとめて提示することで、取引先企業内での稟議がとりやすくなります。

②　取引先より、予算や期間を了承した旨の「発注書（注文書）」が発行される

見積書の社内稟議が通ると、「発注書」が送られてきます。これは依頼を正式に発注する旨を表す文書です。

③　この「発注書（注文書）」の業務を引き受ける旨の「注文請書」を作成する

注文を受け付けた旨を示す「注文請書」を作成し、取引先企業へ送ります。

④　「納品書」および納品物を取引先に提出する

契約した業務内容が完了したら、取引先企業へ成果物を「納品書」とともに納品し確認をしてもらいます。必要に応じ修正対応なども行います。

⑤　取引先より「検収書」を受け取る

取引先企業が納品物を確認し、問題がないと判断したら「検収書」が発行されます。納品物が注文内容に合っていることを証明するものです。

⑥　納品物に対する報酬の「請求書」を取引先に提出する

納品が完了したら必ず「請求書」を送ります。請求書がないと発注企業側の経理が対応してくれないので送り忘れのないようにリマインダーなど設定しておきます。

⑦　「請求書」に記載された報酬が取引先からフリーランスの銀行口座に振り込まれる

請求書に記載されている銀行口座に報酬が支払われます。

⑧　入金確認をする

納品したら終わりではなく、報酬を受け取るまでが業務です。入金確認を必ず行い、確認出来たら支払先へのお礼も忘れずに。

⑨　「領収書」を送る

入金が確認できたらすぐに領収書を作成し、取引先企業に送付することが一般的です。

契約に関わる書類の記載項目と書き方の注意点

取引先との細かな認識合わせや、間違いのない書類の提出はフリーランスの基本です。きちんとした書類を提出することでトラブルを避け、相手との信頼関係を築くことができます。取り引きに関わる書類の目的や構成を理解しながら適切に作りましょう。

見積書　

取引先からの依頼内容と見積での提案内容にずれがないようにすること、見積金額は絶対に間違えないようにすることが鉄則。トラブル防止のために誤解が生じないようにあいまいな表現を避け、納期や支払い条件は明記します。

作成するのは：フリーランス側

記載内容：

• 商品・サービスの詳細
• 数量
• 単価
• 合計金額

発注書（注文書）　

発注を行った証跡を残すため、受注者・発注書双方の認識違いを防ぐための文書です。先方からの発注内容に合わせて作成します。発注書は注文書とも呼ばれます。

作成するのは：発注企業側

記載内容：

• 商品・サービスの詳細
• 数量
• 希望納期

注文請書　

注文・受注内容に認識のズレが生じないように、注文書の内容と合致するか確認しながら作成します。

作成するのは：フリーランス側

記載内容：　

• 発注内容の確認
• 発注番号
• 受注日

納品書　

取引先に対して納品した商品の種類や数量、サービス内容などを伝えるための書類です。実際に納品するものと一致する内容になるように作成します。

記載内容：

• 商品・サービスの詳細
• 数量
• 発注番号
• 納品場所

検収書　

納品された商品・サービスを確認後、不備がなかったことを証明するための書類です。検収書があることで、支払い履行の根拠が発生しますので必ず回収しましょう。

作成するのは：発注企業側

記載内容：

• 商品・サービスの詳細
• 検収結果（合格、不合格）
• 発注番号

請求書　

取引先から代金を支払ってもらうためには請求書の発行が必要です。2023年10月に施行されたインボイス制度より、請求書の記載事項が細かく指定されていますので詳しくは次章を確認ください。

作成するのは：フリーランス側

記載内容：

• 商品・サービスの詳細
• 数量
• 単価
• 合計金額
• 支払い期限

領収書　

支払いが確認できたら領収書を発行します。サービス内容として記載する但し書きには業務内容を記載します。ライティング業務であれば「ライティング料として」、エンジニアであれば「ホームページ作成料として」などと記載します。

作成するのは：フリーランス側

記載内容：

• 金額
• 支払内容
• 受領者名（会社名）

入金確認も忘れずに行い取引先にはお礼の連絡をする　

取引先からの入金が確認出来たらお礼の連絡を入れましょう。報酬をいただいたらお礼を伝えるのは当然のことですし、礼儀正しい対応をするか否かで今後の取引にも影響してきます。シンプルでよいので感謝の気持ちが伝わる文面を送ります。

インボイス制度で変わる請求書の書き方

2023年10月に施行されたインボイス制度とは、事業者が消費税を正確に納めるために始まった制度です。インボイス制度以前の請求書ではすべての商品に対して消費税が一律でしたが、インボイス制度適用後は複数税率となりました。適格請求書発行事業者でないと消費税の仕入税額控除が適用されない仕組みとなっています。

適格請求書では登録番号の記載が必須に

適格請求書とはインボイスとも言われ、請求書発行側（フリーランス側）が正確な適用税率や消費税額等を明確にするための書類です。インボイス制度に対応した適格請求書を発行できるのは適格請求書発行事業者のみです。適格請求書発行事業者になるためには、税務署に適格請求書発行事業者の登録申請書を提出し審査を受ける必要があります。審査が通ったら適格請求書発行事業者としてインボイス登録センターに登録され登録番号が発行されます。適格請求書にはこの登録番号の記載が必須となっています。

税率ごとに区分して合計した適用税率と消費税額を記載し請求する　

適格請求書では登録番号にプラスして、消費税を8％や10％の消費税率ごとに記載する必要があります。具体的な記載内容は以下の通りです。

適格請求書に必要な記載事項
① 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
② 取引年月日
③ 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
④ 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き又は税込み）および適用税率
⑤ 税率ごとに区分した消費税額等
⑥ 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
出典：国税庁「適格請求書等保存方式の概要」

インボイス対応フリーランス向けのおすすめ見積書・請求書作成ソフト　

取引の各フローで発行しなければならない書類が数多くありますが、ツールを使えばとても簡単に導入できます。税率ごとの計算や請求書の自動発行などエクセルでは実現が難しい対応も楽に自動化できるソフトもありますので、ご自身の状況に合わせて上手く選びながら使ってください。

freee会計

freee会計はクラウド型の会計ソフトで、経理業務を自動化して効率化できるのが特徴。インボイス制度への登録申請から、インボイス制度に対応した請求書発行、消費税申告まで対応しています。

マネーフォワード クラウド請求書

マネーフォワード クラウド請求書は請求書の作成、送付、受取がまとめて管理できる請求書作成ソフト。作成・送付・保管まで一元管理が可能で支払の請求書管理に関わる業務を効率化してくれます。

Misoca

Misocaは会計ソフトで有名な弥生から提供されている無料の請求書作成ツールです。直感的な操作性と、充実したテンプレートが特徴で、1分で見積書や請求書、納品書の作成が可能になっています。

INVOY

INVOYは請求書の作成や取引先の追加など請求・経理業務に必要な多くの機能を無料で利用できるサイトです。インボイス制度や電子帳簿保存法など最新の法令にも対応しています。

PASELLY

PASELLYはクラウド型のビジネス書類作成ツールで、請求書や見積書、納品書、領収書などの作成や管理が可能です。フリーランスや少人数スタートアップ企業向けのシンプルなUIが特徴。基本的に無料で使えるサイトです(一部制限あり)。

取引先との契約関係の書類作成はフリーランス側が行うものが多く、正確性が求められます。フリーランスがトラブルを避け、信頼関係を築くためには、適切な書類の管理と流れの理解が不可欠です。