フリーランスと改正電子帳簿保存法。対応すべき電子帳簿保存に関する業務と対応手順を解説

2024年1月1日より電子帳簿保存法で電子取引のデータ保存が完全義務化となりました。フリーランスも対象で、違反すると罰則の対象になりますので必ず対応が必要です。

取引先との書類のやり取りは、今ではオンライン（メールやWeb経由）で行うのが主流になりました。これを機会にすべてを電子化し、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを導入することで経理や書類管理にかける労力を効率化しましょう！

フリーランスは電子帳簿保存法で電子取引のデータ保存が完全義務化に

電子帳簿保存法はほぼすべての事業者が対象であり、フリーランスももちろん対象です。会社員で副業している場合も、所得を雑所得として申告しており、前々年分の雑所得の収入金額が300万円を超える場合は電子帳簿保存法の対象です。これにより、電子取引によって発行・受領した書類は、すべて電子データでの保存が必要になっています。

そもそも電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、税務関係帳簿書類のデータ保存の方法について細かく定めている法律を指し、税務関係帳簿書類とは国税関係帳簿と国税関係書類の2種類に分かれます。2024年1月1日以降の電子取引はデータ保存が完全義務化されています。

国税関係帳簿と国税関係書類をデータで保存する場合の要件を定めた法律

電子帳簿保存法では「電子帳簿等保存」、「スキャナ保存」、「電子取引データ保存」の3種類の保存手法に分けられており、それぞれに保存要件が定められています。帳簿や書類を紙で保存する代わりにデータで保存することでヒューマンエラーの防止や税務調査の時間短縮を目的としています。

国税関係帳簿に該当する書類

総勘定元帳・仕訳帳・現金出納帳・固定資産台帳・売掛金元帳・買掛金元帳

国税関係書類に該当する書類

・決算関係書類

貸借対照表・損益計算書・試算表・棚卸表・財産目録・事業報告書

・取引関係書類

見積書・契約書・請求書・領収書・小切手・納品書・送り状・注文書・見積書・入庫報告書など

改正により電子取引のデータ保存への対応が2024年1月1日より完全義務化に

2022年1月から施行されて2年間の猶予期間が設けられていた電子帳簿保存法ですが、2024年から完全義務化されています。これにより電子データでやり取りをしている帳簿書類はデータ保存対応をしなければなりません。

電子帳簿保存法と電子帳簿等保存制度は似て非なる法律であり要注意

帳簿や書類をデータ保存するためのルールをまとめた「電子帳簿等保存制度」は、「電子帳簿保存法」とは別物。電子帳簿保存法は遵守するべき法律なので国税庁電子帳簿等保存制度特設サイトを確認しながら対応しましょう。

電子帳簿保存法は電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引に区分される

電子帳簿保存法における保存方法は以下3つに区分されています。

・電子帳簿等保存…自分で作成した書類の電子データを電子データのまま保存すること

・スキャナ保存…紙で受領した書類をスキャンして画像保存すること

・電子取引データ保存…取引先から受領した電子データの書類は電子データのまま保存すること

電子帳簿等保存は国税関係帳簿書類のデータ保存を認める任意対応

総勘定元帳や仕訳帳、貸借対照表、損益計算書などの帳簿は電子データでの保存は必須ではありませんが、データで作成している場合は電子での帳簿保存が可能です。

スキャナ保存は取引先から受け取った紙の請求書などのデータ保存を認める任意対応

取引先から紙で受け取った契約書、納品書、請求書、領収書、見積書、注文書、検収書などの取引関係書類は電子データの保存は必須ではありませんが、スキャナ保存も可能です。その場合、改ざん防止のための保存条件が定められています。

電子取引が電子データで行った電子取引のファイルをデータ保存する義務対応

電子データでやりとりした取引関連書類（契約書、見積書、納品書、請求書、領収書、送り状など）は電子保存が必須になります。取引年月日・金額・取引先名をファイル名に記載して、すぐに見つけやすいように保存をしておきましょう。

電子データでの保存が必要な主な取引関係書類の例

取引関係書類として電子帳簿保存法の適用に当てはまる書類を、作成・入手シーン別にまとめました。

見積書や発注書、請求書といった自身の業務取引上の書類

自社で作成した書類に関しては、電子帳簿保存法に対応している会計ソフトで作成をすれば自動で保存がされるので便利です。エクセルなどを使って書類作成をしている場合は、タイムスタンプや検索機能を付けて保存をする必要があります。

データで発行されダウンロードした領収書や請求書などの書類

取引先から電子データで送られた領収書や請求書は、電子帳簿保存法に適合した形式で保存が必要です。メールに添付された状態での保存ではなく、パソコンやドロップボックスに専用のフォルダを作って、検索してすぐに探し出せるように整理しておく必要があります。

インターネットバンキングやクレジットカードの明細・履歴などの取引情報書類

電子データで受け取ったインターネットバンキングやクレジットカードの領収書は、紙に印刷せずに電子データのまま保存が必要です。電子データで受け取った領収書などを紙に印刷をして保存しても税務上は証憑書類として認められません。また、クレジットカードの利用明細は国税関係書類に該当せず経費を証明する書類にはならないので、領収書の保管が必要となっています。

電子取引のデータ保存を安全に行うために必要な指定要件

電子取引のデータ保存を安全に行うためには、電子帳簿保存法に基づいて一定の指定要件を満たす必要があります。要件には、「真実性の確保」と「可視性（検索性）の確保」の２点が求められています。

電子データの真実性を確保する要件

電子データの真実性とは、データが削除・改ざんされていないことが確認できる状態を保っていることを指します。これにはタイムスタンプの付与が有効です。

検索機能を確保する要件

電子データの検索性とは、誰もがすぐに確認できる状態を確保していることを指します。具体的には以下の方法があります。

・保存するファイル名に規則性を定める

・Excelなどで検索簿・データ一覧を作る

・検索要件に対応したシステムを利用する

フリーランスが電子帳簿保存法に違反した場合の罰則・リスク

フリーランスが電子帳簿保存法に違反した場合、以下のような罰則、信頼性の低下などさまざまなリスクが伴います。税務署への提出や税務調査の際に必要となる帳簿や書類の電子保存は必ず行いましょう。

違反すると青色申告が取り消される可能性もある

電子帳簿保存法で定められた要件に満たされない管理・保存方法だったとしても直ちに青色申告が取り消されることはありませんが、税務調査で帳簿書類の提示を求められたにもかかわらず、提示を拒否した場合などは青色申告の承認の取消事由に該当することになります。

電子取引データの改ざんなど不正があれば重加算税10%加重の可能性も

電子帳簿保存法では国税関係書類の電子データ上で悪質な不正などがあった場合の重加算税の加重措置も明記されています。データ保存が適切でなく、税務調査においてデータ不正や意図的な隠ぺいをしたとみなされた場合は重加算税が適用されます。

フリーランスが電子帳簿保存に対応する手順

フリーランスや個人事業主であっても電子帳簿保存法への対応は必須です。まず自分の場合はどの書類が対象になるのかを洗い出し、どこにどのようなルールで保存をしていくべきかを決めてから運用するとやりやすいです。

自身が関わっている電子取引の範囲の確認をする

電子取引とは、電子メールのやり取りだけでなく、Webサイトからの資料ダウンロード、クラウド上で契約を行う電子契約、EDI（電子的データ交換）取引など様々なものが含まれます。それらのやり取りの中で、電子帳簿保存法で電子データ保存が求められている書類を洗い出します。

既存の会計ソフトが電子帳簿保存法に対応しているかを確認する

会計ソフトを使っている場合は、ツールが電子帳簿保存法に対応しているか確認しましょう。電子帳簿保存法の要件すべて（電子帳簿保存・スキャナ保存・電子取引）に対応している会計ソフトが理想です。

クラウドストレージなどデータの保管場所とファイルの命名ルールを決める

電子帳簿保存法における保存場所としては、クラウドストレージ、会計ソフト内、自社サーバー、外部ストレージなどが一般的に使用されます。いつでもアクセスでき、検索や印刷が可能な状態で保存されていて、バックアップ保存をされていることが理想です。

また、検索しやすいようにファイル名のルールを決めると良いので、以下のように検索できる要件名を入れておくと良いでしょう。

[取引先名]_[取引内容]_[YYYYMMDD]_[金額].pdf

保存形式を一元管理するためにスキャナーの導入などペーパーレスの運用を行う

保存が必要な書類が紙と電子の両方になる可能性もあります。その場合は統一して同じフォーマットで管理をするほうが効率的なので、電子データ保存で一本化するためにペーパーレス化を検討することを推奨します。

フリーランスの経理業務の効率化する電子帳簿保存法に対応のおすすめ会計ソフト

電子帳簿保存法に対応している会計ソフトには、請求書や納品書を電子化しクラウドへ保存する機能や、帳票の作成から送付・保管まで一括で行うことができる機能など、さまざまなシステムがあります。自身の経理状況に合わせたツールを選ぶことで業務効率向上につなげましょう。

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フリーランスを含むすべての事業者は電子帳簿保存法に基づき、電子取引の書類（見積書や請求書など）の電子保存が求められています。フリーランスは電子取引の範囲を確認し、適切な会計ソフトを導入し、ペーパーレス運用を進めましょう。