フリーランスの請求業務を効率化。電子帳簿保存法にも対応した請求書管理業務の方法を解説

提供したサービスや販売した商品の代金を請求する書類を「請求書」と言います。フリーランスにとって請求書は売上請求をするためだけでなく、取引完了の証明や支出の管理などさまざまな役割を持つ書類です。

請求書を漏れずに送るだけでなく、請求書をきちんと保管するまでが請求管理。フリーランスとしておろそかにはできない大切な業務です。

フリーランスの請求管理業務は経営戦略を立てるために必要な経験　

フリーランスとしての請求管理は、キャッシュフローを安定させ、経営戦略を効果的に立てるために不可欠です。経理業務代行サービスもありますが、フリーランスとして独立したばかりであれば資金の流れを理解するためにも一度自分でやってみることをおすすめします。

フリーランスが​行う請求管理に伴う​経理業務

経理の業務は基本的に月次で毎月行うものと、年次で年に１回行うものに分かれます。毎月の業務を漏れなく行っていれば年度ごとの経理業務が楽になります。

毎月​行う​請求管理に伴う経理業務

通帳の​記帳、​または​入出金チェック

入出金チェックは経理管理の重要な部分です。定期的に行うことで財務状況を把握しやすくなります。

請求書の​発行

フリーランスとして請求書を発行することは、金銭トラブルの防止や報酬を正しく受け取るために必要不可欠です。漏れやミスなく、納品と同時に請求書を送付しましょう。

経費の​支払い　

フリーランスにとっての経費とは事業に関して支出した金額のことです。家賃、wifi代、ツールの利用料金などが該当します。

帳簿の​抜け漏れの​確認

帳簿の作成はすべての事業主の義務であり、白色申告や青色申告をしているフリーランスも帳簿をつけなければなりません。毎月の家計簿と同じように帳簿をつける癖をつけ、漏れがないかチェックをしましょう。

領収書や​請求書などの​整理と​保存

電子帳簿保存法により、取引の際に発生する税務関連の書類を指定に沿って保存が必要です。これは領収書や請求書も該当します。忙しいとフォルダ保存をし漏れていることもあるので、毎月漏れがないか確認します。

毎年行う請求管理に伴う経理業務

棚卸作業

個人事業主や法人は、年に1度必ず決算を行わなければなりません。決算にともない、資産の残高を適切に把握するために棚卸を行います。Webデザイナーなどのフリーランスの場合は在庫を持たないビジネスですが、使用しているツールやライセンスなどを見直しをするタイミングです。

決算書の​作成

棚卸後、年間の収支をまとめた決算書を作成して確定申告書に添付しなければなりません。freeeなどの会計ソフトを使って作成すると簡単です。

確定申告　

フリーランスの確定申告は、収入や経費を正確に申告する重要なものです。確定申告とは、その年の収益と経費を申告し、所得に対する正しい税金を計算して納税することです。毎年2月16日から3月15日までの期間中に前年度の所得に関する申告を行う必要があります。

フリーランスが請求書を発行する際の注意点

フリーランスにとって、請求書は非常に重要な書類です。請求書に必ず記載しなければならない項目は、国税庁の「請求書等の記載事項や発行のしかた」にて、以下の5つに定められています。

振込手数料の対応

報酬の振込手数料は支払側が負担するのが一般的です。新規の取引先の業務を初めて受託する場合は、どちらが振込手数料を負担するかを確認して明確にしておきましょう。

源泉徴収の対応

源泉徴収とは取引先がフリーランスに支払う報酬から一定の税金（所得税）を差し引き、直接税務署に納付する制度です。契約時に源泉徴収の有無や条件を確認し、対象の場合は源泉徴収された分を明記した請求書の保管が必要です。

消費税の書き方

フリーランスも消費税を請求できますので、請求書には消費税欄が必要です。インボイス対応の場合は適格請求書発行事業者の氏名や登録番号の記載、適用税率の記載が必要になります。

押印の必要性

請求書には印鑑の押印義務はありません。もしフォーマットとして押印をしたい場合は角印を使うことが一般的です。

PDF化した後のパスワード処理　

請求書はデータが誤って消えたり改ざんされたりしないように、パスワード付きPDFにして取引先に送ります。請求書を送るメールと請求書のパスワードを知らせるメールは別々に送信します。

フリーランスが請求書を電子で保存する際、電子帳簿保存法を理解しておく必要があります。電子帳簿保存法とは、税務関係帳簿書類のデータ保存の方法について細かく定めている法律です。

取引年月日・金額・取引先名をファイル名に記載

保存したデータの中から必要な書類を探しやすくするために、検索しやすいファイル名を付けることが推奨されています。例えば以下のように、ファイル名に検索できる要件名を入れておくと良いでしょう。

[取引先名]_[取引内容]_[YYYYMMDD]_[金額].pdf

請求書は5年・インボイス（適格請求書）は7年保存が義務

請求書は法律にもとづき一定期間保存しなければなりません。確定申告が終わったからもう使わなくなると思って削除するとアウトです。通常の請求書は5年、インボイス（適格請求書）に関しては7年の保存が義務付けられています。

DropboxやBoxなど電子保存用のストレージを契約しておくと便利　

DropboxやBoxといったクラウドストレージに保存をしておくとどこからでもアクセスでき、社内外のユーザーと簡単にデータ共有が可能になり便利です。クラウドストレージとは、インターネット上で利用できるファイルの保管場所のことです。ファイルを保管するだけでなく、クラウドストレージ上の（保管場所の）URLを共有することでファイルの共有も簡単に行えます。

提案や案件の進捗・請求や支払いなどの一元管理で経理業務の負担を減らす

経理業務の負担を減らすためには、ツールの導入が欠かせません。プロジェクト管理と会計ソフトが統合された統合管理システムの導入や、手作業によるミスを減らすために請求を自動化する仕組みを作るなど、できるだけ自動化・効率化しましょう。

見積から請求まで一気通貫のおすすめ請求管理ソフト

フリーランスとして請求管理をするメリットは、事務作業の効率化、請求ミスの削減、キャッシュフローの管理、収益の可視化など多くあります。請求漏れは収入減だけでなく取引先からの信用低下にもつながります。請求管理をミスなく行うために専用ソフトの導入をおすすめします。

Make Leaps

Make Leapsは帳票作成から入金管理までをWEB上で一元管理できる請求管理クラウドサービス。誰でも直感的に使えるシンプルでわかりやすい操作性が特長で、2019年度グッドデザイン賞を受賞しています。

Tooon

Tooonは取引管理や決済機能をワンストップで完結する業務管理ツールで、ブラウザ上で共同編集出来るのが特徴。フリーランスやクリエイター向けに開発された取引アプリで、業務負担の軽減を実現することで創造的な活動に集中できる環境をつくることを目的としています。

INVOY

INVOYは請求書の作成や取引先の追加など請求・経理業務に必要な多くの機能を無料で利用できるサイトです。インボイス制度や電子帳簿保存法など最新の法令にも対応しています。

INVOICY　

INVOICYはフリーランス向けの完全無料な請求書、作業報告書管理ツール。請求書、見積書だけでなくフリーランスには欠かせない作業報告書の作成&管理を行うことができる クラウドサービスです。

フリーランスとして請求管理はお金の流れを可視化し、計画的に資金管理をするために大切なこと。守らなければいけない法律もいくつかあるので、知識をみにつけながらこつこつと経理スキルも身に着けていきましょう。